POLITICA DE DATOS SENSIBLES

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES PARA USUARIOS DE ASMECOLPOZ SAS

De acuerdo con lo exigido en la ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 los cuales reglamentan el manejo y almacenamiento de Datos en General y de Datos Especiales como los Datos Sensibles se estructura la siguiente reglamentación o política para el Tratamiento de esta clase de datos:

ARTICULO 1. DEFINICIONES:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Para la presente política se desarrollara a través de la AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
• AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Mensaje que se envía por parte de los asesores comerciales o call center a los usuarios vía WhatsApp o cualquier chat institucional donde se entiende que si el usuario responde a la comunicación con ASMECOLPOZ SAS, como una respuesta afirmativa de autorizar sus datos sensibles solo para los fines de la relación comercial con DATOS SENSIBLES.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Para el caso de la presente política será ASMECOLPOZ SAS.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para la presente política será el Representante Suplente de la Sociedad ASMECOLPOZ SAS.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. El usuario o paciente de nuestra institución.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Articulo 2.  Tratamiento aplicable a los datos sensibles recolectados por ASMECOLPOZ SAS a sus usuarios:

1. Solicitar y obtener la autorización del usuario para el tratamiento de sus datos comunes y sensibles por medio de la aceptación de la AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. Por medio del mecanismo ya definido en esta política.
2. Todo Dato Sensible obtenido, en razón, a la prestación del servicio de salud será salvaguardado y custodiado de acuerdo a la legislación vigente y esta política.
3. Dichos Datos Sensibles se regirán por la normatividad referente a la guarda y custodia de esa clase de datos.
4. Una vez almacenado los Datos Sensibles en los Archivos de cada Sucursal a cargo del Representante Legal Suplente, nadie tendrá acceso a este más que los autorizados y en los casos previstos en la Resolución 1995 de 1999 expedida por el Ministerio de Salud complementado por la sentencia T-114 de 2009.

ARTICULO 3. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN. La autorización del tratamiento de Datos Sensibles se solicitará por única vez cuando se les preste los servicios por primera vez a los usuarios de ASMECOLPOZ SAS. Para el caso Usuarios que se les maneje Datos Sensibles con anterioridad a la expedición de las normatividad del caso se les solicitara por única vez la autorización en su próxima atención.

ARTICULO 4. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. La Autorización de Tratamiento de Datos Sensibles que se envía como mensaje por WhatsApp por parte del Call Center o Asesor Comercial, es la siguiente:

USTED COMO USUARIO DE ASMECOLPOZ SAS, AUTORIZA DE MANERA INEQUIVOCA A ASMECOLPOZ SAS PARA TRATAR Y ADMINISTRAR SUS DATOS GENERALES Y SENSIBLES QUE LLEGUEN A GENERAR POR LA ATENCIÓN, SERVICIOS O PRODUCTOS DE LA RELACIÓN COMERCIAL QUE GENERE ENTRE USTED COMO USUARIO Y ASMECOLPOZ SAS. DATOS SENSIBLES SIGNIFICA AQUELLOS RELACIONADOS CON EL ORIGEN RACIAL O ÉTNICO, LA PERTENENCIA A SINDICATOS, ORGANIZACIONES SOCIALES O DE DERECHOS HUMANOS, CONVICCIONES POLÍTICAS, RELIGIOSAS, DE LA VIDA SEXUAL, BIOMÉTRICOS O DATOS DE LA SALUD. ESTA INFORMACIÓN PODRÁ NO SER OTORGADA POR EL TITULAR DE ESTOS DATOS.

ESTA AUTORIZACIÓN SE REALIZA EN NOMBRE PROPIO O REPRESENTACIÓN JURÍDICA SEGÚN CORRESPONDA. SE LE INFORMA QUE EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES ES ASMECOLPOZ SAS POR INTERMEDIO DE SU REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE. EL OBJETIVO DE RECOPILAR SUS DATOS SENSIBLES ES PODER PRESTAR LOS SERVICIOS O PRODUCTOS OFRECIDOS POR ASMECOLPOZ SAS.

ESTA AUTORIZACIÓN NO ES OBLIGATORIA PERO ENTRAMOS EN CONFLICTO JURÍDICO CON NUESTRO DEBER DE GUARDADORES Y PROTECTORES LEGALES DE SUS DATOS SENSIBLES. LA ACEPTACIÓN DE LA PRESENTE AUTORIZACIÓN SE ENTIENDE SURTIDA CON LA CONTINUACIÓN DE LA PRESENTE COMUNICACIÓN POR PARTE DEL USUARIO.

ARTICULO 5. ACCESO A LOS DATOS SENSIBLES. Solo tendrán acceso a los Datos Sensibles los autorizados expresamente por la ley los cuales enunciamos a continuación:

• El usuario.
• El Equipo de ASMECOLPOZ.
• Las autoridades judiciales en los casos previstos en la Ley.
• Las demás personas determinadas en la ley.

PARAGRAFO. El acceso a los datos sensibles, se entiende en todos los casos, única y exclusivamente para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la reserva legal.

ARTICULO 6. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información y datos sensibles se conservara por un periodo mínimo de tres (03) años, contados a partir de la fecha de la última comunicación.

ARTICULO 7. SEGURIDAD DE LOS DATOS SENSIBLES. Los Datos Sensibles se archivara en un área restringida, con acceso limitado al personal de ASMECOLPOZ SAS que garanticen la integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información.

ARTICULO 8. USO A LOS DATOS SENSIBLES. La necesidad de Tratamiento de Datos Sensibles por parte de la ASMECOLPOZ SAS, es por la naturaleza de los servicios y/o productos y por ser su naturaleza de carácter privado. El uso o tratamiento real y único es con el fin de poder establecer el equipo y/o producto que cada usuario requiera según cada caso en concreto.

ARTICULO 9. INCLUSIÓN DE CLAUSULA EN LOS CONTRATOS DEL PERSONAL. En los contratos del personal y terceros mencionados se incluirá una clausula, en la cual se consagrara la obligación a la adhesión y cumplimiento de la presente Política de Manejo de Datos Sensibles. Igualmente se consagrara que el desconocimiento o incumplimiento de dicha política será considerada como incumplimiento a su contrato y podrá darse por terminado, sin que se exonere de su responsabilidad en los daños o perjuicios que genere la inobservancia de la presente política.

ARTICULO 10. CAPACITACIONES. Para obtener el éxito y conocimiento necesario de la presente Política de Manejo de Datos Sensibles, se realizara capacitación al personal y terceros cobijados por esta Política para que comprendan tanto su importancia como su necesidad. Logrando una comprensión real en aquellos que manejen o conozcan de una u otra forma los Datos Sensibles de los usuarios de ASMECOLPOZ SAS. Estas capacitaciones se realizaran por sucursales y se dejara constancia de su realización.

ARTICULO 11. RÉGIMEN LEGAL. Para cualquier interpretación o llenar vacíos posibles frente a la presente política de tratamiento de datos sensibles de la ASMECOLPOZ SAS se debe recurrir a la Ley 12 66 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Resolución 1995 de 1999 expedida por el Ministerio de Salud, junto a demás normas que rijan el tema que modifiquen, deroguen o reglamenten las anteriormente mencionadas.

Firmado en la ciudad de Girardot el dia 20 de Febrero del año 2021.

Publíquese y cúmplase,

ASMECOLPOZ SAS