POLÍTICAS DE CONTROL Y PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SARLAFT – ASMECOLPOZ SAS
Artículo Primero: Objetivo. Trazar los lineamientos generales en relación con el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT de ASMECOLPOZ SAS (en adelante “ASMECOLPOZ” o “la Sociedad”), que permita a sus líderes y colaboradores, tener un marco de referencia para que sus actuaciones y decisiones, dentro del desarrollo de sus actividades, estén alineadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT.
Artículo Segundo: Alcance. La presente Política aplica a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT en donde ASMECOLPOZ esté presente, a miembros de la Asamblea General de Accionistas, colaboradores, clientes, proveedores, contratistas, accionistas y cualquier tercero relacionado con la Entidad.
Artículo Tercero: Definiciones. Financiación del terrorismo: Delito que comete toda persona que incurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código Penal1 . Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal. Factores de Riesgo de LA/FT: Son aquellas circunstancias y características de los clientes y/o contraparte, personas naturales y jurídicas, y de las operaciones que hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operación sospechosa de LA/FT. 1 Artículo 345. Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. 2 Artículo 323. Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de mil (1.000) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. SARLAFT: Es el conjunto de políticas, procesos y procedimientos implementados en la Entidad con el fin de prevenir que sea utilizada para llevar a cabo operaciones de lavado de activo o de financiación del terrorismo LA/FT. Oficial de Cumplimiento: El Oficial de Cumplimiento, o máxima persona encargada del cumplimiento del SARLAFT, es un funcionario de la entidad vigilada encargado de verificar el cumplimiento de la política, del manual y de los procedimientos de la entidad, así como de la implementación del SARLAFT. Personas Expuestas Públicamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos, o tienen poder de disposición sobre estos o gozan o gozaron de reconocimiento público. Las PEP extranjeras son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo los Jefes de Estado o de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales de alto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporaciones estatales, funcionarios de partidos políticos importantes. Las PEP domésticas son individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas internamente, a los cuales les aplica los mismos ejemplos que las PEP extranjeras mencionadas anteriormente. Las personas que cumplen o a quienes se les han confiado funciones prominentes por una organización internacional se refiere a quienes son miembros de la alta gerencia, es decir, directores, subdirectores y miembros de la Junta o funciones equivalentes. La definición de PEP no pretende cubrir a individuos en un rango medio o más subalterno en las categorías anteriores. Riesgo: La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades. Riesgo de LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones, como instrumento para cometer los delitos de Lavado de Activos (LA) o la canalización de recursos para la Financiación del Terrorismo (FT). Riesgos asociados al LA/FT: Riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT. Estos son: contagio, legal, operativo y reputacional. Riesgo de contagio: Posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un vinculado. Riesgo legal: Posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones. Riesgo operativo: Posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores. Riesgo reputacional: Posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales. El relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercer influencia sobre la entidad. Riesgo inherente: Nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles. Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles. Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF: Es una unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser utilizadas para el Lavado de Activos o la Financiación del Terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
Artículo Cuarto: Responsabilidades. La Asamblea de Accionistas y la Gerencia General son responsables de comunicar y asegurar el cumplimiento de la política de Control y Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT, asignando los recursos necesarios para su operatividad. Velarán por asegurar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el SARLAFT. Los líderes de proceso son responsables del despliegue de ésta política entre sus equipos de trabajo y de cumplir con todo lo dispuesto en el Sistema de Administración del Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT. La administración y los trabajadores observarán y antepondrán los principios éticos, y morales y el cumplimiento de la política consagrada en este documento, al logro de rentabilidades y metas financieras y comerciales.
Artículo Quinto: Referencia Técnica O Normativa. Artículos 6, 123, 333 inciso 5 y 335 de la Constitución Política. · Código Penal Artículos: 29, 30, 65, 319, 320, 321, 326, 327, 365, 376, 377, 382 y 412. · Ley 526 de 1999 por la cual se crea la UIAF. · Ley 599 de 2000 Código Penal Colombiano –Tipificación de delitos en los cuales tiene origen el Lavado de Activos y la financiación del terrorismo. · Ley 365 de 1997. Por la cual se establecen normas tendientes a combatir la delincuencia organizada y se dictan otras disposiciones. · Ley 1121 de 2006 Disposiciones en materia de Financiación del Terrorismo. · Decreto 1497 de 2002 Por medio del cual el Gobierno Nacional reglamentó parcialmente la Ley 526 de 1999. · Recomendaciones internacionales del GAFI, GAFILAT, UIAF. 4.4.7 Políticas El desarrollo de la prevención del LA/FT en ASMECOLPOZ se basa en la aplicación de los siguientes componentes, que en su conjunto constituyen la Política de Administración del Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT.
Artículo Sexto: Políticas de promoción de la cultura de sarlaft. A. La Asamblea de Accionistas asume el compromiso de impulsar a nivel institucional la cultura del SARLAFT, para lo cual se definen en el Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, planes de comunicación, concientización y capacitación sobre el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo a todos los niveles de la Entidad. B. El representante legal de ASMECOLPOZ y Asamblea de Accionistas buscarán la formación de una cultura organizacional resaltando la importancia de operar sobre un ambiente de control de riesgo. C. ASMECOLPOZ establece dentro de su cultura SARLAFT, requisitos adecuados para la vinculación y realización de operaciones con sus clientes, proveedores, trabajadores y partes interesadas; evalúa si acepta, continua o no, una relación contractual que no cumpla con los requisitos exigidos por la ley y los requisitos internos de la Entidad. D. ASMECOLPOZ prestará sus servicios a los clientes que hayan cumplido con los procedimientos de vinculación o actualización de información establecidos sobre prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo; no negociará productos y/o servicios con proveedores que no hayan cumplido con los procedimientos de vinculación o actualización de información establecidos. E. ASMECOLPOZ el control y la prevención del LA/FT se desarrolla en estricto cumplimiento de la legislación colombiana, garantizando los principios de reserva y oportunidad. En consecuencia, la Entidad estará dispuesta a cumplir la obligación de colaborar con todas las autoridades nacionales e internacionales para combatir los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo. F. Los colaboradores, contratistas y trabajadores en el día a día de sus actividades laborales deben implementar la política, así como una comunicación abierta y fluida. G. Conducta Ética: La calidad ética y la capacidad de los trabajadores, en especial de aquellos que se desempeñan en cargos de mayor contacto con clientes, manejo y administración de recursos, dinero o bienes y el control de información, constituyen la herramienta más efectiva de ASMECOLPOZ para prevenir y controlar el riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo LA/FT.
Artículo Séptimo: Política de cumplimiento del Sarlaft. A. Es deber de la Asamblea General de Accionistas, el Representante Legal y en general, de todos los trabajadores de ASMECOLPOZ, cumplir con las Políticas y demás reglamentos internos o disposiciones que expida o llegare a expedir la Entidad en relación con el SARLAFT. B. El incumplimiento del SARLAFT por parte de los colaboradores, contratistas y trabajadores de ASMECOLPOZ, se considerará como falta grave para todos los efectos de carácter laboral o contractual, con las consecuencias previstas en la ley y el Reglamento Interno de Trabajo o contrato según corresponda. C. Teniendo presente que la etapa de monitoreo del SARLAFT, también busca verificar su cumplimiento, en las políticas SARLAFT se describen las principales actividades de auto evaluación (monitoreo) y gestión del Sistema de Administración de Riesgo de LA/FT, con el fin de conocer y concluir si las medidas existentes para la administración del riesgo son adecuadas y suficientes.
Artículo Octavo: Políticas En Relación Con Los Factores De Riesgo Y Los Riesgos Asociados De Laf/Ft. A. Teniendo en cuenta la naturaleza especial del riesgo de LA/FT, las recomendaciones y documentos internacionales sobre prevención de LA/FT difieren de los factores o fuentes de riesgo de otros riesgos (como los financieros). Por lo anterior, para ser consecuentes, para ASMECOLPOZ los factores de riesgo de LA/FT, de acuerdo a su estructura, tamaño y naturaleza de operaciones, que deberían tenerse en cuenta, son: · Clientes (particulares): Personas naturales o jurídicas que efectúan el pago de un servicio y/o productos con recursos propios. Proveedores: Personas naturales o jurídicas con las cuales ASMECOLPOZ establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto y/o servicio propio de su actividad. · Jurisdicciones (zonas o áreas geográficas): Se utiliza para designar el territorio (departamento, provincia, municipio, región, país, etc.), donde ASMECOLPOZ ejerce presencia a través de su red de oficinas o sedes. Sin perjuicio de lo anterior, se considerará dentro del SARLAFT como elementos a ser tenidos en cuenta en el diseño de las políticas y procedimientos de administración de riesgos de LA/FT, como fuentes generadoras de riesgo, a los trabajadores, los administradores y los accionistas. Se considera que el principal factor de riesgo de LA/FT al cual está expuesto ASMECOLOZ, son los proveedores y los usuarios, actuales de la Sociedad y los que tenga en el futuro, según el mercado objetivo en el cual incursione ASMECOLPOZ. B. Los riesgos asociados al LA/FT en la ASMECOLPOZ son: · Riesgo legal. · Riesgo reputacional. · Riesgo operativo. · Riesgo de contagio. C. Será Tarea de la Asamblea de Accionistas fijar cuando lo considere o cuando lo exija la ley un Manual de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, señalará los lineamientos específicos de ASMECOLPOZ frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT.
Artículo Noveno: Mecanismos de Prevención asociados al LA/FT en contratación: En todos los contratos con trabajadores, colaboradores, proveedores se incluirá una cláusula sobre el SARLAFT acogiéndose a todas las políticas y manuales que consagre ASMECOLPOZ.
Artículo Décimo: Mecanismo de Prevención asociados al LA/FT en ventas de la sociedad: Por el amplio espectro de usuarios y/o clientes de ASMECOLPOZ se limita el ingreso en dinero en efectivo a una suma máxima de TRES MILLONES DE PESOS M/CTE. ($3.000.000). Cuando se realicen pagos en efectivo se deberá diligenciar un formulario de declaración de fondos que debe firmar el usuario o cliente.
Artículo Undécimo: Pagos por intermediarios financieros. La regla general definida por ASMECOLOZ, es recibir pagos por los servicios y/o productos por intermedio de consignaciones, transferencias o cualquier otro mecanismo siempre con intermediación de entidades bancarias o financieras. Para ello se cuenta con productos en Bancos de gran renombre como lo es Davivienda y Bancolombia. Además de contar con pagos a través de Efecty o Wester Union, entidades que también cuentan con políticas y manuales SARLAFT fuertes y de reconocimiento nacional, generando así un doble proceso de prevención SARLAFT.
La presente Política se publica y empieza a regir a partir de 20 de febrero del año 2020.
ASMECOLPOZ SAS